はじめに
少し前から登場して進化を続けているMicrosoft Lists Formsですが、先日、更なるアップデートの情報がありました。条件分岐も追加された点もニュースですが、添付ファイルを付けた際に本来リストへの権限なしで出来るはずが、投稿権限がないとエラーとなる事象も解消されておりました！そのあたりをご紹介します。
- 条件分岐の追加（最新）
- 先にフォームから作成できる（最新）
- ロゴのサポート（少し前）
- 場所、画像、参照列、添付ファイルの追加（少し前）
- 添付ファイルの権限なしエラーが解消！（最新）
公式ブログ
公式の紹介ブログは以下です。
Microsoft Lists forms: What’s New
Microsoft Lists forms help you get the specific details you need from various people and groups, without overexposing your full list and list details. With...
YouTube紹介動画もあります。
Microsoft Lists Forms の概要
以下SharePoint リストでのサンプルです。上部のフォームから作成したフォーム一覧、新規や編集が可能です。
プレビューで表示の確認が可能です。
リストにある列の表示、非表示やここから列を作成することも可能です。編集すると自動で保存処理が走ります。
各列の設定が出来ます。これはそのままリストの列の設定と連動しています。（型を変更すると変更されたり、必須とすれば必須になるなど）
新しいフィールドを追加するで列を追加できます。追加するとその内容でリストへその列が作成されます。
最近のアップデートでこちらに画像、場所、参照列、添付ファイルが増えました。
テーマで用意されたテーマに変更できます。
設定から通知や回答を受け付ける（オンオフ機能）、開始、終了日やメッセージなどが調整出来ます。
公式ではそのうちにユーザーが1回または複数回答出来るかの項目も追加されるとのことです。
プレビューから表示される内容を確認出来ます。
フォームの送信からリンクURLが取得できます。
直近のアップデート情報やMicrosoft Formsとの区分けなど
添付ファイルなどが追加された際に速攻で@DEmodoriGatsuOさんが記事を投稿いただいております。こちらの記事でMicrosoft Forms との差分や動作検証など詳しく書かれていますのでご参考ください！
はじめにMicrosoft Lists Forms凄いです！え！？なんの話かって？もしかして使っていない？！Microsoft Lists Formsの詳細はコチラ！2024年3月20日に…
TIPSこの記事を投稿された時点では添付ファイルを追加した場合に本来権限なしで投稿できるはずのリストへの権限（投稿以上）がないとエラーとなる事象を解説されており対処法なども掲載されています。
→この部分が不具合だったようで、最新のバージョンでは解消されておりました！
条件分岐が追加された！
公式にあるように条件分岐が追加されております。左の分岐のアイコンをクリック、または項目のメニューから分岐を追加するで分岐設定画面へ切り替わります。
対応としては条件分岐による遷移先の変更なので、選択肢の場合のみ効果があるようです。
通常のテキスト列やはい・いいえ列などでは項目が一つしか出ないので回答による分岐は出来ませんでした。
また、複数選択肢の場合も同様に分岐は不可でした。
分岐の設定画面
単一の選択肢列の場合のみ分岐の効果あり。その他の列（複数選択肢含む）では一つの設定しかないため回答内容による分岐は不可
単一選択肢の場合に回答内容に応じた項目へ移動できる
分岐がある場合：初期画面ではその部分までの項目が一旦表示される
選択内容により次の項目が変わるため、フォームの初期表示は最初の分岐がある項目までの表示となり、その次は最後の「送信ボタン」が次に表示された状態になります。
選択肢を選択すると、選択した値に応じた次の項目からの表示に切り替わります。
NOTE送信ボタンが次にあるので間違って押してしまいそうです。
この対処として、選択肢の項目を必須にして意図せず送信するのを防ぐのをオススメします。
選択肢に分岐を追加。その部分までの表示となる ※最後の送信ボタンが次に来る
選択肢を選ぶと値に応じた移動先の項目からの表示となる
未入力のまま送信ボタンを押されないように選択肢は必須化がベター
選択肢がまだ未選択の場合、以降の項目は表示されず最後の送信ボタンが出ているので、選択肢を必須にして防ぐのがベターと思います。必須にしていると以下のように未選択で送信ボタンを押しても保存はされません。
添付ファイル列の権限エラーが解消！権限なしで添付が可能となりました。
こちらが個人的にはとてもうれしいニュースでした！少し前の状態だと添付ファイル列が追加された！が、この部分だけはリストへ投稿権限以上ないとエラーとなる状態だったからです。（上記の出戻りガツオさんの記事ご参考）
それがバグだったようでこのリリース段階では解消されておりました！
添付ファイルの送信。権限がないユーザーでもエラーとならないことを確認しました！
以下のようにちゃんと添付ファイルも登録されております。
バージョン履歴のユーザーもちゃんと投稿者が更新者になっている
投稿時の登録者、更新者ですが、ちゃんと登録したユーザーとなっています。
リストに権限がなくてもそのユーザーとして登録されたことがわかりますね。
添付ファイルを付けた場合はバージョン2.0が作られる
上記のように添付ファイルを付けている場合、仕組み上、アイテムを作成後に添付ファイルが追加されます。
そのため更新履歴としては（内容は書いてませんが）Ver2.0 が追加されます。こちらも登録者となっているのでとくには問題ないですね。（裏でシステムが登録している際にちゃんと投稿者を登録者にしてくれているんですねー）
参照列も便利！※対象リストへの閲覧権限は必要
こちらもホットですよね！Microsoft Forms の場合、他のリストを参照して指定という事が出来ませんから、この部分だけでこっちのFormsを使いたい要件は多いかもしれません。
SPOリストの参照列がある場合はそれを指定するだけです。また、Forms上からも参照列をリストへ追加することも可能です。
Formsから追加する場合の例
以下のように参照先リストをコンボボックスで指定出来ます。しかも部分一致で検索もしてくれます！
参照列が複数選択可の場合もちゃんと複数選択できます。
複数選択のコンボボックスとなり選択が出来る。複数項目がSPOリストへ登録されている
NOTE公式にもある通り、この参照先のリストに対しては閲覧できる権限が必要となります。
※現状はとあるため、今後不要となる可能性もあるのかもしれません。
全体に向けて公開するFormsの場合は全体用のグループなどを参照先リストに対して閲覧権限のあるアクセス許可を付けてあげる必要があります。権限がない状態で利用すると参照列の項目はなにも選択できない状態となります。（必須でなければ空で登録となる認識）
基本的に公開しても問題ないマスタの情報などが対象となるかと思います。
おわりに
今回さらにアップグレードされたMicrosoft Lists Forms について、概要、条件分岐と個人的に大きかった添付ファイルの権限エラー解消、参照列が使えるが便利！という点を主に記事にしました。
その他の機能や今後のアップデート予定なども公式ブログにありますので、詳細はそちらをご確認ください。
今回のアップデートでさらに使い勝手が良くなったので、利用できるケースが大幅に増えた感触です。
従来Microsoft Formsでやっていて代替えが出来る場合はこちらの方が連携フローも作らず済むのでお手軽ですし、従来出来なかったマスタリストの参照なども出来るのは強いですね！
要件によってさらなるカスタマイズが必要な場合はSPOのカスタマイズフォーム→要はキャンバスアプリで作る方法となりますが、ある程度のことはSPOリストとこのFormsで出来ちゃうので、内容によってどの仕組みで構築するかを住み分ける感じかと思います。なんにせよ選択肢が広がったのはうれしいことですね！それでは！
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